Données traitées pour le compte des clubs

Dans le pôle Club, ProDay intervient dans trois situations distinctes. Les confondre conduirait soit à exposer le club à une responsabilité qu'il n'a pas, soit à laisser ProDay sans base légale.

• Responsable du traitement : ProDay décide de la finalité et des moyens. C'est le cas du compte, de l'authentification, du profil sportif, des fonctions de la plateforme.
• Sous-traitante au sens de l'article 28 du RGPD : le club décide de la finalité ; ProDay fournit les moyens techniques. C'est le cas des feuilles d'équipe, des convocations, des finances du club.
• Responsable conjointe au sens de l'article 26 du RGPD : le club et ProDay déterminent conjointement la finalité et les moyens. C'est le cas du recrutement, des vidéos de match et de la boutique du club.

Voici la répartition effective, collection par collection.

• Compte, authentification, profil sportif et rôle du club — ProDay : Responsable du traitement. ProDay fournit le compte, l’authentification et l’hébergement du profil. Le club ne décide pas des moyens techniques. Accord : CGU et politique de confidentialité
• Organisation interne du club : effectif, convocations, présences, feuilles d’équipe, documents du club — ProDay : Sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le club définit qui est membre de quelle équipe et quelles informations il collecte. ProDay fournit les moyens techniques et ne réutilise pas ces données à ses propres fins. Accord : Accord de sous-traitance de données (article 28 du RGPD) à conclure avec chaque club
• Gestion financière du club : cotisations, dépenses, recettes, échéances — ProDay : Sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les données financières sont saisies et décidées par le club. ProDay les héberge et les expose au seul staff autorisé du club. Accord : Accord de sous-traitance de données (article 28 du RGPD)
• Recrutement et suivi des joueurs : shortlists, rapports scout, feuilles d’essai — ProDay : Responsables conjoints. Le club choisit les joueurs évalués, le staff renseigne les évaluations et ProDay fournit l’outil, les règles d’accès et la conservation. Les deux entités déterminent conjointement les finalités et les moyens. Accord : Accord de responsabilité conjointe (article 26 du RGPD) à conclure avec chaque club
• Vidéos de matchs, clips, annotations et analyse vidéo — ProDay : Responsables conjoints. Le club dépose et sélectionne les vidéos, le staff les annote, ProDay héberge, sécurise les accès et peut activer une analyse par IA chez un tiers. Aucun entraînement de modèle n’est réalisé. Accord : Accord de responsabilité conjointe (article 26 du RGPD) + accord de sous-traitance Veo
• Boutique et tarification du club (offres sponsor, boutique) — ProDay : Responsables conjoints. Le club fixe son catalogue et ses prix ; ProDay fournit le tunnel, la facturation et la conservation. Accord : Accord de responsabilité conjointe (article 26 du RGPD)
• Compte du club : advertisement, plan Pro Day du club — ProDay : Responsable du traitement. La relation commerciale ProDay–club et la gestion de l’abonnement relèvent de ProDay seule. Accord : CGU et contrat commercial ProDay
• Community : reels, messages, endorsements, hors club — ProDay : Responsable du traitement. ProDay publie les règles de la Community et assure la modération. Le club n’est pas partie à ce traitement. Accord : Règles Community et politique de modération
• Dossiers médicaux et rendez-vous des joueurs — ProDay : Responsable du traitement. Le patient, ou son représentant s’il est mineur, est la personne concernée ; ProDay est responsable du traitement, y compris pour les données concernant des joueurs mineurs du club. Le club n’est pas destinataire. Accord : Politique de confidentialité et politique mineurs

Lorsque le club est responsable du traitement, il doit, pour les données qu'il administre :

• Informer les joueurs, leurs parents et tuteurs des traitements qu’il réalise.
• Recueillir les autorisations nécessaires, notamment le droit à l’image et, pour les mineurs, l’accord du représentant légal.
• Définir et respecter les durées de conservation de ses propres données (feuilles d’équipe, dossiers de recrutement, données financières).
• Répondre aux demandes d’exercice de droits de ses joueurs, et assister ProDay lorsque la demande concerne les deux entités.
• Garantir que les données qu’il saisit sont exactes et licites.

Lorsque ProDay intervient comme sous-traitante, elle s’engage à :

• Traiter les données du club uniquement sur instruction documentée de celui-ci.
• Garantir que les personnes habilitées n’accèdent aux données que si c’est nécessaire et après une formation adéquate.
• Assister le club dans la réponse aux demandes d’exercice de droits, dans un délai défini.
• Informer le club de toute violation de données le concernant, sans délai.
• Ne pas faire appel à un sous-traitant supplémentaire sans l’accord préalable écrit du club, ou en l’informant conformément aux règles applicables.
• Restituer ou supprimer les données à la fin du contrat, selon les instructions du club.

Lorsque ProDay et le club sont responsables conjoints, l'article 26 du RGPD impose de définir ensemble les responsabilités et de les rendre transparentes aux personnes concernées.

• Chaque partie doit être identifiée clairement dans l’information donnée aux joueurs (c’est le rôle de la présente page et des pages de politique de confidentialité).
• Les parties définissent qui répond à quelle demande, et selon quel délai.
• Les décisions de modération portant sur un contenu du club sont partagées entre les parties selon une règle à établir.
• Répartition opérationnelle des responsabilités communes : [À COMPLÉTER] (à formaliser dans l’accord).

L'accord entre ProDay et un club comporte au minimum les mentions suivantes, exigées par l'article 28.3 du RGPD :

• La nature et la finalité du traitement ainsi que les catégories de données et de personnes concernées.
• Les obligations du sous-traitant en matière de sécurité, de localisation, de conservation, de sous-traitance ulterieure, d’audit et de restitution.
• La liste des sous-traitants ultérieurs (infrastructures, paiement, IA, e-mail) et la procédure d’information ou d’accord préalable.
• Les modalités de suppression ou de restitution en fin de contrat.
• La durée du contrat et les conséquences de sa fin.
• Rédaction du modèle d’accord et statut de sa signature : [À COMPLÉTER] — le modèle doit être rédigé et validé avant déploiement club.

Point d'attention majeur : **le coffre médical et l'agenda de rendez-vous n'appartiennent pas au club**. Même lorsque les données concernent un joueur du club, ce sont le joueur (ou son responsable légal s'il est mineur) qui est la personne concernée, et ProDay qui est responsable du traitement.

Un club n'a pas accès à ces données. Un staff qui consultait ces données dans une version antérieure du produit ne doit plus le faire. Le club ne peut pas non plus décider d'imposer le dépôt d'un document médical dans le coffre médical.

Si un club souhaite utiliser des données de santé pour gérer la disponibilité d'un joueur (aptitude, contre), ces données ne doivent pas transiter par ProDay : elles doivent rester sous la responsabilité du club et de son médecin, dans le respect du secret médical.

Position écrite des clubs sur ce point : [À COMPLÉTER]

Un joueur qui souhaite exercer un droit sur des données administrées par son club doit, en priorité, s’adresser au club. ProDay fournit l’assistance technique nécessaire et traite directement les demandes qui le concernent (données du compte, données du coffre personnel, données de santé).

Lorsqu’une demande porte sur des données dont ProDay et le club sont conjointement responsables, les deux entités coordonnent leur réponse pour éviter que le joueur ne soit renvoyé indéfiniment de l’une à l’autre.

Délai de traitement interne d'une demande par ProDay : [À COMPLÉTER] (le cadre légal est d'un mois).

Pour toute question relative à cette architecture contractuelle : proday.admin@gmail.com.